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給与計算は正確性とスピードが命！プロから見た改善ポイントを解説！～勤怠編～
大阪市中央区難波（御堂筋線なんば駅徒歩1分）で社労士事務所を構える
社会保険労務士法人渡辺事務所（相談顧問・給与計算代行・就業規則作成・助成金申請のプロ）スタッフです！
月200件以上の給与計算業務を取り扱っている実績から、有り難いことに日々給与計算にお悩みの会社様から依頼をいただきますが、我々の給与計算業務はただ自社でやっていたことを受託するだけではなく、給与計算を通して労務管理全般の生産性を向上していくことを重要視しています。
ということで今回は、実際にあった給与計算のお悩み解決事例をご紹介します！
勤怠管理から給与計算は始まっている
どんな業種でも規模でも、給与計算はまず勤怠情報を反映することは避けては通れません。我々の経験上「給与計算のミスがなくならない」「給与計算に労力がかかっている」「給与計算自体がストレス」と漠然としたお悩みがある会社は、勤怠管理から改善点が潜んでいることが多いです。
改善ポイント１：紙やエクセル管理⇒勤怠システムの導入
紙の出勤簿やタイムカードを使用している場合、そもそもの集計や給与計算への反映に手間と時間がかかってしまいますし、手計算・手入力が発生する分、計算間違いのリスクも高まることは当然のことですね。打刻漏れや打刻間違いがあれば、修正後の手間も都度かかります。
エクセル管理については、関数を組めばある程度は集計の手間も省けますが、関数が意図せず崩れてしまう可能性があったり、給与計算への反映作業も勤怠システムを活用した方が生産性が高くなるため、正確かつスピーディーな給与計算というには心もとないやり方ではあります。
紙管理やエクセル管理には”ネット環境がなくても使える” ”コストが抑えられる” といったメリットもあるので、10人前後の少人数規模の会社であれば十分ですが、それでもやはり有給管理や残業管理などは網羅出来ないため、一定規模以上の会社では、労務管理としては一元化できる勤怠システムを導入することが望ましいでしょう。
改善ポイント２：勤怠データを加工して給与計算ソフトに取り込む際の作業工数を減らす
多くの会社では専用の給与計算ソフトを使用して給与計算を進めていくことと思います。システム等を活用して勤怠管理を行っていても、勤怠データを給与計算ソフトに手入力しているのであれば生産性が悪すぎるのでNGです。勤怠データは取込を活用しましょう。
勤怠システムと給与計算ソフトが連携していない場合、勤怠システムから出力したCSVデータを給与計算ソフトに取り込むことで、少ない工数で一気に勤怠情報を給与計算に反映することが出来ますが、システムごとに設定や項目名が異なり出力した勤怠データのままでは取り込めないことが多いですので、その場合は給与ソフト側の設定に合わせて勤怠データを加工していく必要があります。
もし、この勤怠データの加工を手作業で行っているのであればマクロやRPAなどを活用して作業時間を短縮していきたいところです。
現に渡辺事務所では、勤怠データの加工はVBA(エクセルのマクロ機能）を活用してボタン一つで自動化しています。実際、受託時には勤怠データの加工だけで２時間かかっていた事業所が、たったの５秒で加工が終わるように改善できました。その分、計算自体のチェックや振込作業にも余裕をもって臨めるので、給与計算自体のミスも減らすことに繋がりました。
まとめ
給与は結婚や出産、引越しなどの重大なライフイベントと連動しますし、計算された給与は従業員一人ひとりの日々の生活に直結するわけですから、間違ったり、期日に遅れてしまう訳にはいきません。ただ、企業の本来の役割は ”事業で利益を出し、雇用される従業員の生活を豊かにしていくこと” であり、会社がかける労力は少ないに越したことはありません。
- 工数削減できるツールを活用する
- 人為的な作業を減らす
まずは上記２点を意識することで、 正確かつスピーディーな給与計算に確実に一歩近づきます。
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