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就業規則の改定は、企業にとって避けては通れない課題です。
法令改正や経営状況の変化など、様々な理由で改定が必要になる場合がありますが、具体的な手続きが分からず、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、就業規則の改定に必要な手続きを、変更届の書き方や必要な書類、注意点などを交え、具体的な事例を挙げながら解説することで、人事担当者が安心して就業規則の改定を進められるように支援します。

□就業規則改定の手続き

就業規則の改定は、変更箇所を決定し、意見書を作成、変更届を提出、新しい就業規則を作成、必要書類を所轄労働基準監督署に提出する、という5つのステップで進めることができます。

1: 変更箇所の決定

まずは、就業規則のどこをどのように変更するかを検討します。
– 法令改正に対応する場合：労働基準法や育児介護休業法などの改正内容を理解し、自社の就業規則が法令に適合しているか確認します。
– 経営状況の変化に対応する場合：業績悪化や事業拡大など、経営状況の変化に合わせて、賃金、労働時間、休暇などの規定を見直す必要があります。

2: 意見書の作成

就業規則を変更する際は、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合が、労働組合が存在しない場合は、労働者の過半数を代表する者が意見書を作成する必要があります。

– 意見書には、事業所の名称、代表者の名前、意見書作成日、意見の内容、労働組合の名称または労働者の過半数を代表する者の職名・氏名・押印を記載します。

3: 変更届の提出

変更箇所を決定し、意見書を作成したら、変更届を所轄労働基準監督署に提出します。
– 変更届は、労働基準監督署のホームページからダウンロードできます。
– 変更届には、事業所の名称、代表者の氏名、変更内容、変更後の就業規則の写しなどを記載します。

4: 新しい就業規則の作成

変更届を提出したら、変更内容を反映した新しい就業規則を作成します。
新しい就業規則は、変更箇所を明確に示し、従業員が理解しやすいように分かりやすく記述する必要があります。

5: 必要書類の提出

新しい就業規則を作成したら、必要書類を所轄労働基準監督署に提出します。

提出書類は、労働基準監督署によって異なる場合がありますので、事前に確認が必要です。

□就業規則を変更するケース

就業規則は、労働関連法令の改正や経営状況の悪化など、様々な理由で変更されることがあります。

1: 法令改正による変更

労働基準法、労働時間法、育児介護休業法など、労働関連法令が改正された場合は、法令に準拠した内容に変更する必要があります。
– 法令改正の内容を理解し、自社の就業規則が法令に適合しているか確認します。
– 法令改正の内容を従業員に周知徹底します。

2: 経営状況悪化による変更

経営状況が悪化し、賃金、労働時間、休暇などの規定を見直す必要がある場合は、従業員への影響を最小限に抑え、合理的な理由に基づいて行う必要があります。
– 従業員とのコミュニケーションを密にし、変更内容について理解と協力を得ることが重要です。
– 変更内容が従業員にとって不利益となる場合は、その理由を明確に説明する必要があります。

□まとめ

就業規則の改定は、法令遵守と従業員とのトラブル防止のために、重要な手続きです。
本記事で解説した内容を参考に、変更届の書き方や必要な書類などをしっかり理解し、安心して就業規則の改定を進めてください。