新着情報
給与計算ソフトの選び方！効率化とコスト削減を実現する方法とは
給与計算業務を効率化し、法改正や社会保険料の変更にも迅速に対応できるシステムを求める経理担当者にとって、適切な給与計算ソフトの選択は極めて重要です。
本記事では、給与計算ソフトの選び方について、具体的なポイントを提供し、業務効率化とコスト削減を実現する方法を詳しく解説します。
給与計算ソフトの基本機能と選び方
給与計算ソフトとは、従業員の給与額を自動で算定するソフトウェアです。
給与計算の専門知識がなくても、勤務時間や各種手当、保険料などを入力するだけで、正確な給与計算が可能です。
ソフトによっては給与明細のWeb発行や年末調整への対応機能もあります。
1: インストール型とクラウド型の違い
給与計算ソフトには、インストール型とクラウド型の2種類があります。
インストール型はPCに直接ソフトをインストールするタイプで、一度の購入で継続的に利用可能です。
一方、クラウド型は月額料金制で、インターネットを介して利用します。
法改正や機能追加が自動的に行われるため、常に最新の状態で利用できます。
2: 法改正への対応
クラウド型の最大の利点は、法改正に迅速に対応できる点です。
社会保険料や税法の変更にも柔軟に対応し、常に正確な計算を維持します。
3: 初期費用とランニングコスト
インストール型は初期費用がかかりますが、長期的なランニングコストは抑えられます。
クラウド型は初期費用がほとんどかからないものの、月々の利用料金が発生します。
給与計算ソフトのタイプ別特徴
給与計算ソフトは、大きく3つのタイプに分類できます。
それぞれの特徴と適した企業規模について見ていきましょう。
1: 人事給与タイプ
給与計算だけでなく、勤怠管理や労務管理などの機能を備えたタイプです。
多くの機能を一元管理できるため、社員数が多く、複雑な勤怠管理を必要とする企業に適しています。
さらに、このタイプのソフトは労務管理の法令遵守や最新の規則に対応する機能も含まれており、安心して利用できます。
そのため、人事部門が大規模で、細かい管理が求められる企業に特に適しています。
2: ERPタイプ
企業の主要業務を統合的に管理できるERP（基幹系情報システム）を利用するタイプです。
人事労務だけでなく、販売や会計など多岐にわたる業務をカバーし、特に中堅から大企業向けに設計されています。
ERPタイプのソフトは、業務プロセスの効率化やデータの一元化を実現し、経営判断の迅速化に寄与します。
また、企業全体の業務フローを見直す際にも大いに役立ちます。
3: 給与計算特化タイプ
給与計算のみに特化したタイプです。
シンプルな操作性が特徴で、小規模な企業や個人事業主に向いています。
コストパフォーマンスが高く、基本機能だけで十分な場合におすすめです。
このタイプのソフトは、初めて給与計算ソフトを導入する企業にとっても導入・運用が容易であり、特別なトレーニングを必要としません。
また、ソフトの更新やメンテナンスも簡単で、日常業務を妨げることなく利用できます。
給与計算ソフト選びの重要ポイント
給与計算ソフトを選ぶ際には、以下のポイントに注目することが重要です。
これらの要素を考慮することで、自社に最適なソフトを選び、業務効率化とコスト削減を実現できます。
1: コスト（料金体系）
給与計算ソフトの導入にはコストが伴います。
インストール型とクラウド型では料金体系が異なるため、予算に応じた選択が必要です。
・インストール型：導入費用は5,000〜100,000円前後、ランニングコストは年間4,000〜80,000円程度。
・クラウド型：初期費用無料が多く、ランニングコストは企業規模や利用機能に応じて異なります。月額料金は一人あたり400円〜、定額制の場合は月額2,000円程度からです。
2: 対象企業規模
給与計算ソフトには、対象従業員規模に応じた製品があります。
大企業向けのソフトは多機能であり、複雑な給与パターンや勤怠管理に対応しています。
一方、少人数・中小企業向けのソフトは基本機能に絞り、シンプルで使いやすいものが多いです。
自社の規模やニ ーズに応じて選びましょう。
3: デモや無料トライアル
導入前にデモや無料トライアルを利用して、操作性や機能を確認しましょう。
実際の業務に使いやすいかどうか、操作が直感的であるかを確認することが重要です。
ベンダーのサポート対応についても、この段階でチェックできます。
無料トライアルが提供されていない場合は、口コミやレビューを参考にすると良いでしょう。
機能の比較ポイント
給与計算ソフトを比較する際に、特に注目すべき機能について解説します。
これらのポイントを考慮することで、自社に最適なソフトを選ぶことができます。
1: 他システムとの連携性
給与計算ソフトが他のシステム（勤怠管理、人事労務、会計）と連携できるかどうかを確認しましょう。
自社で既に利用しているシステムとスムーズに連携できれば、業務全体の効率化が図れます。
CSVやAPIによる連携が可能かも重要なポイントです。
他システムとの連携により、勤怠データや人事情報が自動で反映され、手動入力の手間を省くことができます。
例えば、勤怠管理システムと連携することで、勤務情報が自動的に取り込まれ、給与計算がより正確かつ迅速に行われます。
また、会計システムとの連携により、給与データが自動的に仕訳帳に反映され、経理業務も効率化されます。
2: 年末調整とWeb給与明細への対応
給与計算ソフトの中には、年末調整をペーパーレス化したり、Web給与明細を発行したりできる機能があります。
年末調整の対応範囲や、Web給与明細が標準機能として備わっているか、または別途連携が必要かを確認しましょう。
年末調整機能が充実しているソフトでは、従業員が自身で入力した情報をもとに自動で調整が行われ、担当者の作業負担が大幅に軽減されます。
また、Web給与明細を導入することで、紙の明細を配布する手間やコストを削減できます。
従業員は自分のスマートフォンやPCから給与明細をいつでも確認でき、利便性が向上します。
3: 社会保険や労働保険への対応
社会保険料率の変更や法改正に迅速に対応できるかどうかを確認しましょう。
クラウド型の製品は、定期的なアップデートで法改正に対応することが多いです。
また、e-GovやマイナポータルとのAPI連携による電子申請が可能かどうかもチェックポイントです。
クラウド型の給与計算ソフトは、法改正のたびに手動で設定を変更する必要がなく、自動で最新の法令に対応します。
これにより、法令遵守を確実に行うことができ、コンプライアンスリスクを低減できます。
電子申請機能があるソフトでは、必要な書類をオンラインで提出でき、手続きの効率が大幅に向上します。
4: 作成可能な帳簿の種類
給与明細や賞与明細、源泉徴収票など、作成可能な帳票の種類も重要です。
特に人事労務管理までカバーする製品は、社会保険や雇用保険の被保険者資格取得/喪失届、離職証明書の作成も対応しています。
多様な帳票作成機能がある給与計算ソフトは、企業のニーズに柔軟に対応できます。
例えば、毎月の給与明細だけでなく、年次報告書や統計調査用のデータも簡単に出力できます。
これにより、複雑な書類作成作業が効率化され、担当者の負担が軽減されます。
5: サポート方法や対応時間
サポート窓口の対応可能な日時や時間帯を確認しましょう。
電話、メール、チャットなどのサポート方法や、返信に要する時間も重要な比較ポイントです。
口コミを確認し、カスタマーサービスの質についても調査すると良いでしょう。
特に、給与計算は毎月決まった時期に集中して行われるため、迅速なサポートが求められます。
問題が発生した際にすぐに解決できるよう、24時間対応のサポートがあるソフトを選ぶと安心です。
また、ユーザーからのフィードバックを元に、サポートの質や対応の迅速さを評価することも重要です。
まとめ
この記事では、給与計算ソフトの選び方について、基本機能からタイプ別の特徴、選定の際に重視すべきポイントまでを詳しく解説しました。
最適な給与計算ソフトを選ぶことで、業務効率化とコスト削減を実現し、最新の法改正にも迅速に対応できる環境を整えることができます。
大阪なんば駅徒歩1分
給与計算からIPO・M&Aに向けた労務監査まで
【全国対応】社会保険労務士法人 渡辺事務所
