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就業規則は、会社と従業員の関係を円滑に進める上で非常に重要な役割を担っています。
労働時間、賃金、休暇、懲戒など、従業員の労働条件に関する基本的なルールを定めたもので、会社と従業員双方にとって、安心安全な労働環境を構築するための指針となるものです。
しかし、就業規則を作成しただけでは、その効果は十分に発揮されません。
従業員に周知徹底し、理解と納得を得ることが不可欠なのです。

今回は、就業規則の周知義務とそのメリット、具体的な周知方法、周知のチェックリストについて解説します。

 

就業規則の周知義務とは？

就業規則の周知義務とは、会社が従業員に対して、就業規則の内容を知らせる義務のことです。
これは、労働基準法で定められた重要な義務であり、会社が法令遵守を行う上で、欠かせないものです。

就業規則は、会社のルールであり、従業員は就業規則の内容に基づいて勤務を行うことが求められます。
そのため、従業員が就業規則の内容を理解していない場合、会社は従業員に対して、就業規則の内容を知らせる必要があります。

就業規則を周知する目的
就業規則を周知する目的は、大きく3つあります。

1: 会社と従業員双方にとって安心安全な労働環境を構築すること

就業規則は、会社と従業員双方の権利と義務を明確にすることで、お互いに安心して仕事に取り組める環境を築くためのものです。

2: 労働条件に関するトラブルを未然に防ぐこと

就業規則を周知することで、労働条件に関するトラブルを事前に防げます。
従業員は、就業規則の内容を理解することで、自分の権利と義務を正しく認識し、会社との間でトラブルが起こる可能性を減らせます。

3: 従業員のモチベーション向上につなげること

就業規則を周知することで、従業員は会社がどのような基準で従業員を評価し、どのような制度が用意されているのかを理解できます。
これにより、従業員は安心して仕事に取り組むことができ、モチベーション向上に繋がる可能性があります。

就業規則の周知義務を怠ると、会社はさまざまなリスクを負うことになります。

1: 罰則

就業規則の周知義務違反は、労働基準法違反となり、会社は罰則を受ける可能性があります。
具体的には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

2: 就業規則が無効となる可能性

就業規則を適切に周知していない場合、従業員が就業規則の内容を知らなかったことを理由に、就業規則が効力を失う可能性があります。

3: 従業員とのトラブルに発展する可能性

就業規則を周知していない場合、従業員が就業規則の内容を理解していなかったために、会社と従業員の間でトラブルが発生する可能性があります。

就業規則を周知することのメリット

就業規則を適切に周知することで、会社は様々なメリットを得られます。

1: 社内の秩序維持

就業規則を周知することで、従業員は会社が求める行動基準を理解し、それに従って行動するようになります。
これにより、社内秩序が維持され、会社全体の効率性向上につながる可能性があります。

2: 労使間のトラブル防止

就業規則を周知することで、労働条件に関するトラブルを事前に防げます。
従業員は、就業規則の内容を理解することで、自分の権利と義務を正しく認識し、会社との間でトラブルが起こる可能性を減らせます。

3: 従業員の意欲向上

就業規則を周知することで、従業員は会社がどのような基準で従業員を評価し、どのような制度が用意されているのかを理解できます。
これにより、従業員は安心して仕事に取り組めて、モチベーション向上につながる可能性があります。

4: 従業員の離職率の低減

就業規則を周知することで、従業員は会社がどのようなルールで運営されているのかを理解し、安心して仕事に取り組めます。
これにより、従業員の離職率が低減される可能性があります。

5: 業務効率の向上

就業規則を周知することで、従業員は業務に関するルールを理解し、効率的に仕事を進められます。

6: 不正防止

就業規則を周知することで、従業員は会社のルールを理解し、不正行為を抑制できます。

就業規則の周知方法

就業規則を周知するには、さまざまな方法があります。

1: 書面交付

就業規則を冊子やパンフレットの形で作成し、従業員に配布する方法です。
最も一般的な方法であり、従業員がいつでも確認できるよう、各自が保管できるよう、冊子を配布します。

2: 掲示

就業規則を会社の入り口や休憩室などの従業員が目につきやすい場所に掲示する方法です。
従業員がいつでも確認できる場所に掲示することで、就業規則の内容を周知できます。
ただし、従業員が実際に内容を確認するとは限らないため、他の方法と併用することが重要です。

3: 社内ポータルサイトやイントラネットへの掲載

会社が運営している社内ポータルサイトやイントラネットに、就業規則を掲載する方法です。
従業員がいつでもアクセスできるよう、わかりやすい場所に掲載し、従業員がアクセスしやすいように、社内ポータルサイトやイントラネットへのアクセス方法を周知することが重要です。

4: 就業規則説明会の実施

就業規則の内容を説明する会を開催する方法です。
説明会では、就業規則の内容を詳しく説明 し、従業員の質問に答えることで、理解を深められます。
特に、新入社員に対しては、入社時に就業規則説明会を実施することが重要です。

5: オンライン学習システムの活用

オンライン学習システムを利用して、就業規則の内容を従業員に学ばせる方法です。
オンライン学習システムを利用することで、従業員は自分のペースで学習を進められます。

6: 部署長・上司による説明

部署長や上司が、就業規則の内容を部下に説明する方法です。
上司が直接説明することで、従業員は疑問点をすぐに質問でき、理解を深められます。

就業規則周知のチェックリスト

就業規則の周知義務を正しく理解し、適切な周知方法を実践しているか、以下のチェックリストで確認しましょう。

1: 就業規則の内容は従業員にとって理解しやすいものになっているか

就業規則は、専門用語を避けて、わかりやすい言葉で書かれているか確認しましょう。
従業員が理解できない言葉や表現が含まれている場合は、修正が必要です。

2: 就業規則は従業員に適切に配布されているか

就業規則は、全従業員に配布されているか確認しましょう。
パートやアルバイト従業員など、すべての従業員に配布されている必要があります。

3: 就業規則は従業員がいつでも確認できる場所に掲示されているか

就業規則は、会社内で見やすい場所に掲示されているか確認しましょう。
従業員がいつでも確認できる場所であれば、社内ポータルサイトやイントラネットへの掲載も有効です。

4: 就業規則の説明会は定期的に開催されているか

就業規則の内容を説明する説明会は、定期的に開催されているか確認しましょう。
特に、新入社員に対しては、入社時に説明会を開催することが重要です。

5: 就業規則に関する質問は従業員から受け付けているか

従業員から就業規則に関する質問を受け付けているか確認しましょう。
従業員が疑問点を解消できるよう、質問受付窓口を設け、対応体制を整えておくことが重要です。

6: 就業規則の内容は最新の法令に準拠しているか

就業規則は、最新の法令に準拠しているか確認しましょう。
法令改正があった場合は、就業規則を修正する必要があります。

まとめ

今回は、就業規則の周知義務とそのメリット、具体的な周知方法、周知のチェックリストについて解説しました。

就業規則の周知は、会社にとって重要な義務であり、同時に大きなメリットをもたらすものです。
従業員に適切に周知することで、会社と従業員双方の安心安全な労働環境を構築し、従業員のモチベーション向上、業務効率の向上、トラブルの防止につながる可能性があります。
就業規則の周知義務を怠ると、罰則や就業規則の無効化など、会社にとって大きなリスクが伴うことを理解しておく必要があります。
これらの内容を参考に、自社にとって最適な就業規則の周知方法を実践し、従業員との信頼関係を築き、会社全体の成長につなげていきましょう。